介護事業所向け 年次有給休暇管理簿テンプレート

年次有給休暇管理簿に書く3つの事項

年次有給休暇管理簿に書く事項は、3つと定められています。

このうち基準日が空欄のまま運用されている例が多くあります。基準日が決まっていないと、年5日の取得義務をどの1年で数えるかが決まりません。

常勤と非常勤の付与日数

付与日数は、勤続年数と週の所定労働日数で決まります。

週30時間未満で、かつ週4日以下（または年間216日以下）の労働者は、比例付与の対象になります。

介護の事業所では、非常勤の職員が長く勤めている例が多くあります。週4日勤務でも勤続が進めば10日に届くため、年5日の対象になる人が出てきます。

年5日の取得義務と、シフトの調整

年10日以上の有休が付与される労働者については、そのうち年5日について、使用者が時季を指定してでも取得させることが求められています。

介護の現場では、休みを入れると配置が薄くなるため、後回しになりやすい部分です。実務では、次の形をとっている事業所が多くあります。

1. 基準日から3か月ごとに、取得の状況を確認する
2. 半年経って2日に届いていない人に、希望の時季を聞く
3. 希望が出ない場合は、シフトを組む段階で候補日を提示する

ポイントはここです。シフトを組んだ後に有休を入れようとすると、代わりの人を探すことになります。組む前に候補日を決めておくと、無理がありません。

半日と時間単位の扱い

半日単位の取得は0.5日として数えます。時間単位の年休は、年5日の取得義務には算入されない扱いです。

実務では、次のように分けている事業所が多くあります。

• 全日・半日は日数の欄に入れる
• 時間単位は日数に含めず、備考に時間数を書く
• 年度末に、時間単位の合計を別に集計する

時間単位年休を導入するには労使協定が必要とされており、上限は年5日分とされています。

出勤簿・シフト表との突き合わせ

管理簿の取得日は、出勤簿の「有休」の日と一致している形になります。

月末に、次の3つを見比べると、書き漏れに気づけます。

• シフト表で有休と書いた日
• 出勤簿の区分が有休になっている日
• 管理簿に行が足されている日

3つのうちどれか1つでも抜けていると、後から追いかけることになります。

管理簿の保存

管理簿は、有休を与えた期間中および期間満了後の一定期間保存することとされています。保存期間の最新の取り扱いは、所管の労働基準監督署にご確認ください。

労働者1人につき1枚（1ファイル）で作り、年度でまとめて綴じる形が一般的です。

非常勤の職員にも管理簿が必要ですか。

有給休暇が付与される労働者について作成する形になります。週1日勤務でも6か月継続して勤務し、所定労働日の8割以上出勤していれば付与されるため、対象になります。

基準日を全員そろえてもよいですか。

入職日にかかわらず基準日を統一する運用（斉一的取扱い）は広く行われています。前倒しで付与する形になるため、付与日数が不足しないようご注意ください。

登録ヘルパーの週の所定労働日数はどう決めますか。

雇用契約書に書いた所定労働日数を基準にする形が一般的です。定めがない場合は直近の実績から見る形になりますが、判断に迷うときは所轄の労働基準監督署にご確認ください。