介護事業所向け 利用者台帳テンプレート
利用者台帳は、契約している利用者の情報を一覧にまとめる表です。フェイスシートと呼ばれることもあります。
要介護度と認定期間、保険者番号、負担割合、担当のケアマネジャー、緊急連絡先。この6つがそろっていると、請求のときも緊急のときも探し回らずに済みます。
このテンプレートは、認定の有効期間の管理を1枚で行える形にしたものです。
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ファイルを取得するうまく開けないときは info@syojin.com までご連絡ください。
このテンプレートは誰向けですか
- 要介護認定の更新時期を見落としたくない方
- 緊急時に開く一覧を1枚にまとめたい方
- 負担割合の切り替えを毎年やり直している方
どのような場面で使いますか
年度ごとに1枚で作り、契約・区分変更・負担割合証の切り替えのたびに直します。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 利用者氏名
- 生年月日
- 被保険者番号
- 保険者
- 要介護度
- 認定期間（終了日）
- 負担割合
- 契約日
- 終了日
- 担当ケアマネジャー
- 緊急連絡先
- かかりつけ医
Excel画面のプレビュー
実際のファイルの記入例シートです。
| 利用者台帳 【記入例】 | ||||||||||||
| 事業所名 | ○○デイサービスセンター | |||||||||||
| 年度 | 2026年度 | |||||||||||
| No | 利用者氏名 | 生年月日 | 被保険者番号 | 保険者 | 要介護度 | 認定期間 （終了日） | 負担 割合 | 契約日 | 終了日 | 担当ケアマネジャー | 緊急連絡先 | かかりつけ医 |
| 1 | 佐藤 静子 | 1943/3/12 | 0123456789 | ○○市 | 要介護2 | 2027/3/31 | 1割 | 2026/8/25 | 田中 恵（○○居宅） | 佐藤 明美（長女）090-1111-2222 | ○○内科 | |
| 2 | 鈴木 正雄 | 1938/7/4 | 0234567891 | ○○市 | 要介護3 | 2026/11/30 | 1割 | 2024/4/1 | 小林 洋（△△居宅） | 鈴木 健一（長男）090-2222-3333 | ○○内科 | |
| 3 | 高橋 きよ | 1941/1/28 | 0345678912 | ○○市 | 要介護2 | 2027/1/31 | 2割 | 2025/6/1 | 田中 恵（○○居宅） | 高橋 京子（長女）080-3333-4444 | ○○整形外科 | |
| 4 | 木村 一郎 | 1940/9/15 | 0456789123 | □□町 | 要介護1 | 2026/10/31 | 1割 | 2025/9/1 | 渡辺 修（□□居宅） | 木村 良子（妻）090-4444-5555 | □□クリニック | |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 14 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。事業所名・年度・作成日などの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
利用者台帳に載せる項目
利用者台帳に載せる項目は、3つの層に分かれます。
| 層 | 項目 |
|---|---|
| 本人を特定する | 氏名、生年月日、性別、住所 |
| 保険と契約 | 被保険者番号、保険者、要介護度、認定期間、負担割合、契約日 |
| 連絡と医療 | 家族の連絡先、担当ケアマネジャー、かかりつけ医、緊急時の搬送先 |
認定期間の終了日を列として持たせておくと、更新の時期に気づけます。有効期間が切れたまま提供すると、請求できない事態になります。
認定の有効期間を管理する
要介護認定の有効期間は、新規と更新で長さが異なります。切れる前に更新の手続きが必要です。
実務では、次の形で管理している事業所が多くあります。
- 台帳に「認定期間の終了日」の列を置く
- 終了日の2か月前になったら色が変わる数式を入れる
- 月初に台帳を開き、その月に該当する利用者を確認する
ポイントはここです。3つ目を月次の作業として決めておくと、気づいたときには過ぎていた、ということが起きにくくなります。
利用者台帳と個人情報
利用者台帳は、事業所の中でもっとも個人情報が集まる表です。実務では、次の形にしている事業所が多くあります。
- 施錠できる場所に保管し、閲覧できる人を限る
- ファイルにパスワードをかけ、共有フォルダの権限を絞る
- 契約終了後も、記録の保存期間が終わるまで別に保管する
3つ目は、保存期間の考え方と合わせておく形になります。行ごと削除すると、過去に契約していた事実の確認ができなくなります。
利用者台帳の更新のタイミング
利用者台帳は、次のタイミングで更新すると古い情報が残りにくくなります。
- 契約と契約終了があったとき
- 区分変更や更新認定で要介護度が変わったとき
- 負担割合証が届いたとき（毎年8月に切り替わります）
- 連絡先やかかりつけ医が変わったとき
3つ目は年に一度の作業になります。8月の切り替えに合わせて台帳を見直す事業所が多くあります。
よくある質問
契約が終了した利用者はどうしますか。
行を消さずに終了日を入れ、別シートへ移す形をおすすめします。記録の保存期間が終わるまでは、過去の契約の確認ができる状態にしておく形が安全です。
複数のサービスを提供している場合はどう分けますか。
利用中のサービスの列を作り、複数を並べて書く形が扱いやすくなります。事業所ごとに台帳を分けると、同じ人の情報が二重になり、更新の抜けが起きやすくなります。