介護の在職証明書｜夜勤をどう書くか

秋になると、同じ依頼がまとまって来ます。保育園の就労証明書です。子育て中の職員が多い事業所では、この時期だけ管理者の作業が一気に増えます。

実務では、自治体の様式を本人が持ってくる形がほとんどです。迷うのは、夜勤を含む勤務をどう書くかというところです。

1日の勤務時間をひとつの数字で書くと、実態と合いません。

ポイントはここです。介護の在職証明書は、書き方を決めて控えに残すと、翌年も同じ形で書けます。

ここでは、求められる場面、夜勤の書き方、様式の優先順位、そして依頼の集中をならす段取りまでを順に整理します。

介護の在職証明書は法令の義務ではない

在職証明書は、その人が在籍していることを事業所が証明する書面です。就労証明書、勤務証明書と呼ばれることもあります。

義務ではないからといって、断るものでもありません。保育園に入れるかどうかは、本人の働き方そのものにかかわります。

退職した人から求められたら別の書類

在籍していないので、退職証明書になります。とはいえ、用途によっては在籍していた期間の証明で足りることもあります。

応じる範囲を先に決める

任意の発行なので、担当によって出す出さないが変わりやすい書類です。そのため、事業所で1度決めておきます。

介護の在職証明書が求められる場面

介護の事業所では、場面が偏ります。

そのため、まず本人に用途を聞きます。

保育園向けは自治体の様式

就労証明書という名前で、国が示した標準的な様式にならっている例が多くあります。この場合、本人が持ってきた様式をそのまま使います。

在留資格の手続き

外国籍の職員の更新や変更で求められることがあります。求められる内容が決まっていることがあるため、提出先の案内を確かめてから書きます。

介護の在職証明書で夜勤をどう書くか

日勤と夜勤が組み合わさるため、1日の勤務時間が一定になりません。

一般には、1か月の勤務日数と、日勤と夜勤それぞれの勤務時間を分けて書く形が使われています。

夜勤の回数も聞かれる

勤務形態一覧表とシフト表に残っています。そのため、そこから写します。

仮眠や休憩の扱い

夜勤の中の休憩時間をどう書くかで、合計が変わります。この場合、シフト表の区分に従います。

短時間勤務の職員

育児のための短時間勤務では、所定と実際の時間が違います。欄があればそこに書き、無ければ備考に事実を書きます。

決めた書き方を控えに残す

保育園の手続きは毎年続きます。一方で、書き方が毎年変わると、提出先が読み取りにくくなります。

介護の在職証明書は提出先の様式が優先する

保育園の手続きでは、自治体が様式を決めていることがほとんどです。

勤務の開始日、1週間の勤務日数、1日の勤務時間、直近の給与、産前産後や育児休業の予定。事業所の様式では項目が足りません。

電子で申請できる自治体もある

事業所が直接オンラインで入力する形があります。そのため、依頼を受けたときに提出の方法まで確かめます。

事業所の様式は控えとして残す

自治体の様式に書いた内容を、こちらにも残しておきます。翌年、前回どう書いたかを見られます。

指定が無いときだけ事業所の様式を使う

この場合、項目を多くしすぎないほうが扱いやすくなります。用途に応じて消す作業が減ります。

介護の在職証明書に書きすぎない

証明書は、本人が第三者に渡す書面です。書いたことは提出先に伝わります。

保有資格は求められていなければ書かない

介護福祉士や実務者研修。用途に必要がなければ入れません。

健康に関することは書かない

本人の同意がない限り、第三者へ渡す書面には入れません。

社外からの問い合わせに線を引く

本人の依頼なしに答える範囲を、事業所で決めておきます。決めていないと、電話を受けた人がその場で判断することになります。

介護の在職証明書の依頼が集中する時期をならす

入園の申込みの時期に、依頼がまとまって来ます。

事業所の締切を先に伝える

提出の期限から逆算して、いつまでに出してもらうかを掲示します。そうすると、依頼が分散します。

材料の取り方を決めておく

勤務の日数と時間はシフト表と出勤簿から、給与は賃金台帳から。毎年同じ材料を使うため、取り方を決めておけば繰り返しになります。

前回の控えを最初に開く

同じ人からの依頼なら、変わった欄だけを直せば済みます。一方で、控えが無いと毎回ゼロから書くことになります。

対象になりそうな人を先に把握する

小さい子のいる職員は、扶養の情報からおおよそ分かります。そのうえで、申込みの時期の前に案内を出しておきます。

介護の在職証明書の手順を1枚にする

件数が読めない業務です。手順が1枚あると、誰が受けても同じ形で回せます。

書くのは5つです。依頼の窓口と様式、材料の置き場所、夜勤の書き方の決めごと、交付までの目安、控えの保管場所。

夜勤の決めごとを先頭に書く

いちばん迷うところだからです。日勤と夜勤を分けて書く、備考で補う、という2行で足ります。

繁忙期は別の目安にする

秋から冬は依頼が重なります。そのため、交付までの目安を長めに伝えます。

控えを数年分残す

毎年依頼が来ることを考えると、直近の数年分があると作業が早くなります。この場合、保管の場所も決めておきます。

介護の在職証明書を外国籍の職員に出すとき

介護の在職証明書は、在留資格の手続きで求められることがあります。

求められる内容が決まっていることがある

提出先の案内を確かめてから書きます。そのため、本人が持ってきた案内を先に見ます。

雇用の形と期間を正確に書く

無期か有期か、常勤か非常勤か。この場合、労働条件の明示と同じ内容にします。

確認先は出入国在留管理庁の案内

判断に迷うときは、そちらの案内が確認先になります。一方で、本人が相談先を持っていることもあります。

日本語以外での提出を求められたとき

翻訳が必要な場合があります。そのうえで、翻訳は本人が用意する形が一般的です。

介護の在職証明書を法人の中で回す

複数の事業所がある法人では、誰が発行するかを決めておきます。

在籍している事業所の管理者が出す

勤務の記録がある場所だからです。そのため、本部に依頼が来た場合も、事業所へ回します。

様式を法人でそろえる

事業所ごとに違うと、同じ法人なのに形が変わります。この場合、書き方の決めごとも1枚にして配ります。

異動した人の扱い

同じ法人の中で事業所が変わっている場合、通算して書くか分けて書くかを決めます。一方で、提出先が求める形に合わせるのが先になります。

介護の在職証明書でよくあるつまずき

介護の在職証明書で実務上つまずきやすい形を、4つ挙げます。

用途を聞かずに書き始める

書く項目が決まりません。そのため、依頼の受付で用途と提出先を聞きます。

自治体の様式があるのに事業所の様式で書く

二度手間になります。本人が様式を持っているかを、最初に確かめます。

夜勤を勤務時間に入れ忘れる

1か月の勤務日数だけを書くと、実際の働き方が伝わりません。この場合、夜勤の回数も添えます。

期限に間に合わない

入園の申込みには期限があります。そのうえで、依頼を受けたときに期限を聞いて、目安を伝えます。

介護の在職証明書を新しい管理者に引き継ぐとき

介護の在職証明書は、秋から冬にまとまって発生します。

夜勤の書き方を最初に伝える

いちばん迷うところだからです。日勤と夜勤を分けて書く、備考で補う。この2行で足ります。

前年の控えを見せる

同じ人から毎年依頼が来ます。そのため、変わった欄だけを直す形を覚えてもらいます。

締切の掲示を引き継ぐ

事業所の締切を先に伝えると、依頼が分散します。一方で、掲示を忘れると、その年だけ集中します。

書きすぎない線を伝える

保有資格や健康に関することは、求められていなければ書きません。この場合、提出先の様式に欄があるかで判断します。

介護の在職証明書に書く項目

提出先の様式が無い場合は、事業所の様式で作ります。

本人の情報

氏名、生年月日、住所。提出先によっては住所が要らないこともあります。

在籍の情報

入社の年月日、所属、職種、雇用の形。常勤か非常勤かも書きます。

勤務の情報

1か月の勤務日数、日勤と夜勤の勤務時間、夜勤の回数。介護ではここがいちばん細かくなります。

収入の情報

直近の給与の額。夜勤手当を含むかどうかを確かめて書きます。

事業所の情報

所在地、名称、代表者名、連絡先。社印を押している例が多くあります。

介護の在職証明書の材料をどこから取るか

書く内容は記録から取ります。

労働者名簿

入社の年月日、所属、従事する業務の種類。

シフト表と勤務形態一覧表

1か月の勤務日数、日勤と夜勤の区分、夜勤の回数。介護では、この2つがいちばん厚い材料になります。

出勤簿

実際に勤務した日。シフトと実績が違う月もあります。

賃金台帳

直近の給与。何を含めた額かを確かめます。

様式は在職証明書テンプレートからダウンロードできます。退職した人向けは退職証明書、勤務の記録は出勤簿にまとめています。

よくある質問

夜勤があると勤務時間をどう書きますか。

1か月の勤務日数と、日勤と夜勤それぞれの勤務時間を分けて書く形が使われています。自治体の様式に欄が無ければ、備考にその旨を書きます。

自治体の様式と事業所の様式はどちらを使いますか。

提出先から様式を指定されている場合は、そちらを使います。保育園の手続きはほとんどが自治体の様式です。事業所の様式は控えとして残せます。

依頼が秋に集中します。

入園の申込みの時期に重なります。事業所の締切を先に伝えておくと分散します。材料の取り方を決めておくと、1件あたりの時間が短くなります。