介護の勤務形態一覧表｜常勤換算の出し方とシフト

実地指導の通知が来てから、過去半年分の勤務形態一覧表を作り直す。そういう作業に追われる事業所は少なくありません。シフト表と出勤簿は残っているのに、一覧表の形にはなっていないためです。

一般には、月ごとに予定と実績の2つを作り、そのまま保管します。月ごとに作っておくと、求められたときにそのまま出せます。

とはいえ、シフト表の形が計算に向いていないと、毎月の作業が重くなります。

ポイントはここです。介護の勤務形態一覧表は、月ごとに作っておくことで求められたときにそのまま出せます。

ここでは、何を示す表なのか、常勤換算の出し方、シフト表からの作り方、そして月ごとに作る形にするところまでを順に整理します。

介護の勤務形態一覧表とは何を示す表か

介護の勤務形態一覧表は、職員の勤務時間を職種ごとにまとめた表です。指定の要件を満たしているかを確かめる資料になります。

職種ごとに数を出すのが、この表の目的になります。

個人の勤務時間そのものより、職種としての合計が見られます。

指定の要件を確かめる資料になる

介護サービスには、職種ごとに配置すべき人数の要件があります。介護職員、看護職員、生活相談員、機能訓練指導員。

要件は「常勤換算で何人以上」という形で示されます。そのため、実際の人数ではなく、換算した数で確かめることになります。

一覧表は、その計算の過程を示す資料になります。

予定と実績の両方が求められる

一覧表には、予定で作るものと実績で作るものがあります。シフトを組んだ段階のものと、月が終わってから実際の勤務で作るものです。

予定と実績の両方を作れる形にしておくと、その場で出せます。

実地指導では、実績のほうを求められることが多くなっています。

様式は自治体ごとに違う

勤務形態一覧表の様式は、自治体によって細部が違います。欄の並びや、記入する区分の書き方が変わります。

そのため、指定を受けている自治体の様式を使うのが確実です。そのうえで、自治体が様式を改訂したときは、こちらも差し替えます。

社内の管理用として別の形を持つ場合も、項目はそろえておきます。

介護の常勤換算をどう計算するか

介護の勤務形態一覧表で使う常勤換算は、職員の勤務時間を常勤の職員が何人分にあたるかで表したものです。計算そのものは単純ですが、分母の取り方で数が変わります。

最初の「常勤の時間」が分母になります。ここを取り違えると、すべての数字が動きます。

分母の時間を先に確定させる

分母になるのは、その事業所で定めた常勤職員の週の所定労働時間です。就業規則や雇用契約書に書かれている時間になります。

40時間としている事業所もあれば、38時間や37.5時間のところもあります。そのうえで、32時間を下回る場合は32時間として扱う決まりがあります。

自事業所の分母がいくつかを、就業規則で確認しておきます。

分母が変わると、常勤換算の数も変わります。就業規則を改定して所定労働時間を短くした場合は、計算し直します。

過去の月の分は、その当時の分母で計算されています。そのため、遡って直す必要はありません。

職種ごとにまとめて数える

常勤換算は、職種ごとに出します。事業所全体の合計を出しても、要件との比較になりません。

介護職員は介護職員だけ、看護職員は看護職員だけで合計します。そのうえで、それぞれの分を分母で割ります。

職種の区分は、要件で使われている区分に合わせます。

兼務の職員は時間で分ける

1人の職員が複数の職種を兼ねている場合があります。管理者と介護職員、生活相談員と介護職員といった形です。

兼務は時間で分けて数え、二重に数えないようにします。

週40時間のうち、20時間が管理者、20時間が介護職員。このように分けて、それぞれの職種に計上します。

両方に40時間ずつ計上すると、実態の倍の数字になります。

介護の勤務形態一覧表をシフト表から作る

勤務形態一覧表は、シフト表から作れる形にしておくと毎月の作業が軽くなります。一から入力し直す形だと、月末に時間を取られます。

4つがそろっていると、シフト表の記号を数えるだけで一覧表ができます。逆に、どれか1つでも欠けると、手作業が発生します。

区分ごとの時間を定義する

早番、日勤、遅番、夜勤。それぞれの勤務時間を定義しておきます。早番は7時から16時で実働8時間、といった形です。

定義があると、記号を数えるだけで時間が出ます。そのうえで、休憩時間も定義に含めておきます。

定義を1枚にまとめて、シフト表と同じ場所に置いておきます。

シフト表と一覧表の並びをそろえる

シフト表の職員の並び順と、一覧表の並び順をそろえておきます。順序が違うと、転記のときに行がずれます。

職種ごとにまとめて並べておくと、集計もしやすくなります。そのうえで、入退職があったときの追加の位置も決めておきます。

並びがそろっていると、目で追って確認できます。

実績は出勤簿から作る

予定の一覧表はシフト表から作れますが、実績は出勤簿から作ります。実際に何時から何時まで働いたかが必要になるためです。

急な欠勤や、残業、代替の出勤。これらが反映されていないと、実績とは言えません。

そのため、出勤簿に実際の時刻が記録されている必要があります。タイムカードの打刻だけでは、休憩の扱いが分からないことがあります。

実績を作る作業は、月末の締めの流れに組み込んでおきます。給与計算のために出勤簿を締めるので、そのついでに作る形が効率的です。

締めてから作るまでの担当も決めておきます。

介護の勤務形態一覧表でつまずきやすいところ

勤務形態一覧表でつまずくと、要件を満たしていないのに満たして見える状態になります。そのため、間違えやすい点を知っておくと安心です。

上の2つは、どちらも要件を満たしているように見えてしまいます。

兼務を二重に数えない

兼務している職員を、両方の職種で全時間計上する間違いがあります。管理者として40時間、介護職員として40時間という形です。

二重に数えると、要件を満たして見えるだけになります。

予定か実績かを表に書く

作った一覧表が予定なのか実績なのかを、表の中に書いておきます。書いていないと、後から見た人が判断できません。

そのうえで、対象の月も明記します。ファイル名だけで管理していると、印刷したときに分からなくなります。

予定と実績で紙の色を変える方法もあります。

休憩時間を除いて数える

勤務時間として数えるのは、実働の時間です。休憩時間は含めません。

拘束時間で計算すると、1日あたり1時間ほど多く出ます。そのうえで、月の合計では大きな差になります。

区分ごとの定義に、実働時間を書いておくと間違えません。

介護の勤務形態一覧表と実地指導

実地指導では、勤務形態一覧表そのものと、その裏づけになる資料が見られます。表の数字だけを整えても、裏づけと合っていなければ意味がありません。

左は、一覧表そのものから読み取れることです。一方で右は、他の資料と突き合わせて確かめられる部分になります。

出勤簿と数字を合わせる

一覧表の実績と、出勤簿の時刻が合っているかを確認します。一覧表だけを整えても、出勤簿と違っていれば指摘されます。

そのため、出勤簿から作る形にしておくと、ずれが起きません。そのうえで、修正があったときは両方を直します。

片方だけ直すと、食い違いが残ります。

資格証の写しをそろえる

看護職員、機能訓練指導員、生活相談員。職種によっては、資格の要件があります。

一覧表に資格を書いた職員について、資格証の写しを用意しておきます。そのうえで、人ごとのファイルにまとめておくと探しやすくなります。

新しく採用したときに、その場で受け取る流れにしておきます。

過去の月の分も出せる形にする

実地指導では、直近の数か月分を求められることがあります。その場で作ろうとすると、シフト表と出勤簿を遡ることになります。

月ごとに作っておくと、過去の分を作り直す作業が要りません。

作る手間は、月に30分程度です。そのうえで、その月のうちに作れば記憶も残っています。

後からまとめて作ると、判断がつかない部分が出てきます。

介護の職員シフト表の組み方

介護の勤務形態一覧表のもとになるシフト表は、要件を満たすことと職員の負担を平準化することの両方を求められます。どちらか一方だけを見ると、もう一方が崩れます。

この順で組むと、後から崩れにくくなります。逆に、希望の休みから埋めていくと、要件が満たせない日が出ます。

要件から先に確認する

その月に必要な職種ごとの人数を、先に確認します。時間帯ごとに何人必要かも決めておきます。

そのうえで、その枠を埋める形で職員を配置します。枠が先にあると、足りない部分がすぐ分かります。

利用者の人数が変わると、必要な人数も変わります。

夜勤の回数を平準化する

夜勤の回数が特定の職員に偏ると、負担が集中します。月ごとの回数を数えて、平準化する形にします。

そのうえで、夜勤明けの翌日の扱いも決めておきます。連続する勤務にならないよう、間隔を空けます。

回数を表の欄外に集計しておくと、偏りがその場で見えます。

労働時間の上限や、休日の確保も同時に見ます。シフトを組む段階で確認しておくと、後から直す作業が減ります。

職員の希望は、要件を満たす範囲で入れます。そのうえで、希望が通らなかった場合は理由を伝えます。

説明があるかどうかで、受け止め方が変わります。

組んだ後に常勤換算を確認する

シフトを組み終えたら、常勤換算を計算します。組む前の見込みと、実際の配置がずれていることがあります。

不足している職種があれば、その時点で調整します。そのうえで、月の途中で欠勤が出た場合の代替も考えておきます。

計算を後回しにすると、月が終わってから不足が分かります。

その月の一覧表を予定として作っておくと、この確認がそのまま済みます。シフト表と一覧表を同じ作業の中で作る形です。

そのうえで、月末に実績で作り直します。

介護の勤務形態一覧表で管理者の兼務をどう書くか

介護の勤務形態一覧表で迷いやすいのが、管理者の兼務の書き方です。管理者が現場に入る事業所は多くあります。このとき、時間をどう分けて書くかで数字が変わります。

合計は、その職員の週の勤務時間になります。そのうえで、内訳がそれぞれの職種に計上されます。

時間を分けて書く

管理の業務にどれだけの時間を使っているかを、実態で分けます。おおよその割合でも構いませんが、根拠を説明できる形にしておきます。

シフト表に、管理業務の時間帯を書いておく方法があります。そのうえで、記録として残しておくと説明ができます。

実態と大きく違う分け方をすると、指摘の対象になります。

兼務が認められる範囲を確認する

管理者が他の職種を兼ねられるかは、サービスの種類によって変わります。同一敷地内の別の事業所との兼務が認められる場合もあります。

兼務の範囲はサービスごとに違うため、自治体の案内で確認します。

兼務の状況を表の欄外に書く

一覧表の欄外に、兼務の状況を1行書いておきます。「管理者は介護職員を兼務。管理業務に週16時間」といった形です。

書いてあると、読む側が計算の根拠を追えます。そのうえで、質問される前に説明が済みます。

複数の兼務がある場合は、それぞれについて書きます。

管理者が交代したら表も直す

管理者が交代したときは、届出が必要になります。そのうえで、一覧表の記載も変わります。

交代の月は、前任者と後任者の両方が載ることになります。それぞれの期間と時間を分けて書きます。

届出の手続きと、表の更新を一緒に進めると抜けません。

介護の勤務形態一覧表を月ごとに作る形にする

勤務形態一覧表は、月ごとに作って保管する形が結果としていちばん軽くなります。求められてから作ると、遡る作業が発生するためです。

この流れに乗せると、毎月30分程度で済みます。そのうえで、給与計算の作業と時期が重なるため、まとめて進められます。

予定と実績を対で保管する

同じ月の予定と実績を、対にして保管します。2つを並べると、計画と実際の差が見えます。

そのうえで、差が大きい月は原因を確認します。欠勤が多かった、急な退職があった、利用者が増えた。

原因が分かると、次のシフトを組むときの材料になります。

要件を下回った月を記録する

実績で計算した結果、要件を下回る月が出ることがあります。このとき、隠すのではなく記録に残します。

そのうえで、なぜ下回ったのか、どう対応したのかも書きます。採用を進めている、派遣を入れた、といった内容です。

対応の経過が残っていると、説明ができます。

担当と手順を決めておく

誰がいつ作るのかを決めておかないと、月によって抜けます。月初の3営業日以内、といった形で決めておきます。

そのうえで、手順を1枚にまとめておきます。分母の時間、区分ごとの時間、職種の分け方。

担当が代わっても同じ形で作れるようになります。

様式は勤務形態一覧表テンプレート、職員シフト表からダウンロードできます。裏づけは出勤簿にまとめています。

よくある質問

常勤換算はどう計算するのですか。

その事業所の常勤の職員が1週間に働く時間を分母にして、職員全体の勤務時間を割る形が基本になります。1週間の常勤の時間が事業所ごとに違うため、まず自事業所の数字を確定させます。計算の方法はサービスによって細部が違うため、指定を受けた自治体の様式で確認します。

勤務形態一覧表はいつ作るのですか。

指定の申請や変更のとき、実地指導のときに求められる形になっています。求められてから作ると、過去の勤務時間を集める作業が発生します。月ごとに作っておくと、求められたときにそのまま出せます。

予定と実績のどちらを書くのですか。

求められる場面によって変わります。指定の申請では予定を、実地指導では実績を求められることが多くあります。どちらも作れる形にしておくと、その場で対応できます。実績は出勤簿から作ります。