介護事業所向け 在職証明書テンプレート

在職証明書は提出先の様式が優先する

保育園の手続きでは、自治体が様式を決めていることがほとんどです。

就労証明書という名前で、国が示した標準的な様式にならっている例が多くあります。勤務の開始日、1週間の勤務日数、1日の勤務時間、直近の給与、産前産後や育児休業の予定まで求められます。

そのため、本人が様式を持ってきた場合は、そちらを使います。このテンプレートは、指定が無いときに使う事業所の様式として作っています。

迷ったら、提出先の様式に欄があるかで判断します。欄が無い項目を足す必要はありません。

在職証明書の夜勤をどう書くか

介護では、日勤と夜勤が組み合わさります。1日の勤務時間をひとつの数字で書くと、実態と合いません。

一般には、1か月の勤務日数と、日勤と夜勤それぞれの勤務時間を分けて書く形が使われています。自治体の様式に欄が無ければ、備考にその旨を書きます。

夜勤の回数も、聞かれることがあります。勤務形態一覧表とシフト表に残っているため、そこから写します。

そのうえで、書き方を控えに残します。保育園の手続きは毎年続くため、翌年も同じ形で書けます。

在職証明書の依頼が秋から冬に集中する

入園の申込みの時期に、依頼がまとまって来ます。

介護の事業所では、子育て中の職員の割合が高いことが多くあります。そのため、この時期だけ管理者の作業が一気に増えます。

対策は2つです。社内の締切を先に伝えて分散させること。そして、書く材料をどこから取るかを決めておくこと。

勤務の日数と時間はシフト表と出勤簿から、給与は賃金台帳から。毎年同じ材料を使うので、取り方を決めておけば繰り返しになります。

在職証明書に書きすぎない

証明書は、本人が第三者に渡す書面です。書いたことは提出先に伝わります。

用途に必要のない情報は書きません。保有している資格、家族の情報、健康に関すること。求められていなければ入れません。

一方で、事実と違うことは書きません。書きにくい事情があるときほど、備考の欄が使えます。空欄にするより、事情を1行書いたほうが提出先も判断できます。

なお、社外から直接「この職員は在籍していますか」と問い合わせが来ることもあります。本人の依頼なしに答える範囲を、事業所で決めておきます。

夜勤があると勤務時間をどう書きますか。

1か月の勤務日数と、日勤と夜勤それぞれの勤務時間を分けて書く形が使われています。自治体の様式に欄が無ければ、備考にその旨を書きます。

自治体の様式と事業所の様式はどちらを使いますか。

提出先から様式を指定されている場合は、そちらを使います。保育園の手続きはほとんどが自治体の様式です。

保有している資格も書きますか。

用途に必要がなければ書きません。判断の目安は、提出先の様式に欄があるかどうかです。