介護事業所向け 利用者台帳テンプレート

利用者台帳に載せる項目

利用者台帳に載せる項目は、3つの層に分かれます。

認定期間の終了日を列として持たせておくと、更新の時期に気づけます。有効期間が切れたまま提供すると、請求できない事態になります。

認定の有効期間を管理する

要介護認定の有効期間は、新規と更新で長さが異なります。切れる前に更新の手続きが必要です。

実務では、次の形で管理している事業所が多くあります。

1. 台帳に「認定期間の終了日」の列を置く
2. 終了日の2か月前になったら色が変わる数式を入れる
3. 月初に台帳を開き、その月に該当する利用者を確認する

ポイントはここです。3つ目を月次の作業として決めておくと、気づいたときには過ぎていた、ということが起きにくくなります。

利用者台帳と個人情報

利用者台帳は、事業所の中でもっとも個人情報が集まる表です。実務では、次の形にしている事業所が多くあります。

• 施錠できる場所に保管し、閲覧できる人を限る
• ファイルにパスワードをかけ、共有フォルダの権限を絞る
• 契約終了後も、記録の保存期間が終わるまで別に保管する

3つ目は、保存期間の考え方と合わせておく形になります。行ごと削除すると、過去に契約していた事実の確認ができなくなります。

利用者台帳の更新のタイミング

利用者台帳は、次のタイミングで更新すると古い情報が残りにくくなります。

• 契約と契約終了があったとき
• 区分変更や更新認定で要介護度が変わったとき
• 負担割合証が届いたとき（毎年8月に切り替わります）
• 連絡先やかかりつけ医が変わったとき

3つ目は年に一度の作業になります。8月の切り替えに合わせて台帳を見直す事業所が多くあります。

契約が終了した利用者はどうしますか。

行を消さずに終了日を入れ、別シートへ移す形をおすすめします。記録の保存期間が終わるまでは、過去の契約の確認ができる状態にしておく形が安全です。

複数のサービスを提供している場合はどう分けますか。

利用中のサービスの列を作り、複数を並べて書く形が扱いやすくなります。事業所ごとに台帳を分けると、同じ人の情報が二重になり、更新の抜けが起きやすくなります。