介護の運営規程｜定める事項と変更時の手続き

運営規程を作るとき、何をどこまで書けばよいのかで迷うことがあります。一般には、指定を受けたときに作った規程をそのまま使い続けている事業所が多くあります。ところが実地指導で、実態と規程が合っていないという指摘を受ける例があります。

ポイントはここです。運営規程は、指定を受けるための書類ではなく事業所が実際にどう動いているかを示す文書として読まれます。

ここでは、運営規程に定める事項と、書き方で迷いやすいところ、変更したときの手続き、重要事項説明書との関係を、実務の順に整理します。

介護の運営規程が求められる理由

介護の運営規程は、運営基準が事業所ごとに定めることを求めている文書です。基準が求めているのは、事業の目的や運営の方針から、職員の職種と員数、営業日と営業時間、サービスの内容と利用料、通常の事業の実施地域、緊急時の対応、苦情処理の体制といった事項です。

3つのうち、実務で崩れやすいのは掲示です。作った規程がファイルの中だけにあり、利用者や家族が見られない状態になっている事業所が少なくありません。

様式は定められていない

運営規程で定める事項は列挙されている一方、様式そのものは定められていません。そのため各事業所が条建てを自分で組むことになり、事項の抜けが起きやすくなります。列挙されている事項を上から順に条にしていくと、抜けが見つけやすい形になります。

条の順番も自由なので、事業所が読みやすい並びで構いません。ただし後から見直すときのことを考えると、基準の列挙と同じ順に置いておくほうが照合しやすくなります。

実態と合っているかが見られる

運営規程は、書かれている内容と実際の運営が一致しているかが確認されます。営業時間が規程と違う、置いている職種が違う、利用料が改定されているのに規程が古い。この3つは指摘の多いところです。

そのため、年に1度、規程を読み合わせて実態と突き合わせる時間を取ると、ずれが小さいうちに直せます。

介護の運営規程に定める事項

介護の運営規程に定める事項は、サービスの種類によって少しずつ変わります。共通しているのは、次の8つです。

この並びは、基準の列挙とほぼ同じ順になっています。条番号と事項が対応していると、変更のときに直す場所がすぐ分かります。

サービスの種類で追加される事項

運営規程は、サービスの種類によって定める事項が追加されます。通所介護では利用定員、短期入所では居室の数、居宅介護支援では担当する介護支援専門員の員数といった具合です。

そのため、自事業所のサービスの基準を確認してから、条を足す形になります。複数のサービスを行っている場合は、サービスごとに規程を分けるのが原則です。1つにまとめる場合も、章を分けて読み取れる形にしておくと確実です。

附則で改正の履歴を残す

運営規程の末尾に附則を置き、改正の履歴を積んでいく形が扱いやすくなります。いつ何を変えたかが残っていると、実地指導で経過を示せます。日付だけでなく、変えた条と理由まで書いておくと、後から読む人にも伝わります。

改正した規程は、旧版を1部だけ残して他は処分します。複数の版が混在すると、どれが現行か分からなくなります。

介護の運営規程の員数と利用料の書き方

介護の運営規程で書き方に迷うのが、員数と利用料の2つです。どちらも変わりやすい項目なので、書き方によって手直しの頻度が変わります。

右側は、変わりやすい数字を規程の外に出す形にしています。料金表を別に持つと、報酬改定のたびに規程そのものを議決し直さずに済みます。

員数は実際に置いている数で書く

運営規程の員数は、基準上の最低数をそのまま写す事業所があります。実際に多く置いている場合、規程と実態がずれることになります。「1名以上」という書き方にしておくと、人が増えても規程を直す必要がありません。

一方で、常勤換算の数を明記するよう求める指定権者もあります。そのため、窓口の運用を確認してから書き方を決める形が確実です。

利用料は改定を見込んで書く

運営規程の利用料は、改定のたびに見直しが要る部分です。介護報酬は3年に1度改定され、食費やおむつ代も物価で動きます。金額を条文に直接書くと、そのたびに規程を改正することになります。

そのため、料金表を別紙にしておく方法が広く使われています。規程には「別に定める料金表による」と書き、料金表だけを差し替える形です。

実施地域は町名まで書く

運営規程の通常の事業の実施地域は、交通費を受け取れる範囲に関わります。市町村名だけで書くと、市の端まで無償で行く前提になります。実際に対応している区域が一部であれば、町名まで書いておくほうが実態に合います。

地域を広げたときは、変更届の対象になることが多くあります。そのうえで、窓口で確認してから広げる形が安全です。

介護の運営規程を変更したときの手続き

介護の運営規程を変更したとき、変更届が必要な事項とそうでない事項があります。判断は指定権者によって分かれるため、変更の前に確認する形が確実です。

下に行くほど、自治体による違いが大きくなります。そのため、初めて変更するときは窓口に聞き、そのときの回答を記録に残しておくと次から迷いません。

変更の日付を規程に反映する

運営規程を変更したときは、規程そのものの日付も新しくします。制定日のままだと、どちらが現行か分からなくなります。附則に改正日を書き、表紙の日付も更新する形が扱いやすくなります。

電子で管理している場合は、ファイル名に版数を入れておくと取り違えが減ります。

変更したことを職員に周知する

運営規程を変更しても、職員が知らないままでは実態が変わりません。変えた条と理由を朝礼で伝え、変更後の規程を職員が見られる場所に置きます。そのうえで、周知した日を記録に残しておくと、実地指導で説明できます。

利用料を変えた場合は、利用者への説明も併せて必要になります。

介護の運営規程と重要事項説明書の関係

介護の運営規程と重要事項説明書は、内容が重なります。役割が違うため、どちらを先に作るかで手戻りの量が変わります。

この順にすると、料金や営業時間のずれが起きにくくなります。逆の順で作ると、後から規程を直すときに説明書との照合が必要になります。

食い違いが起きやすい3か所

運営規程と重要事項説明書で食い違いが起きやすいのは、利用料・営業時間・苦情窓口の3か所です。

どれも変わりやすく、片方だけを直してしまう形が起きます。そのため、変更するときは2つを並べて、両方直したことを確認する運用にすると防げます。

苦情窓口は、担当者が代わったときに掲示だけ直して、規程と説明書が古いまま残ることがあります。

掲示との整合も見る

運営規程の概要は、事業所の見やすい場所に掲示することが求められています。掲示・規程・重要事項説明書の3つがそろって同じ内容になっているかを、年に1度確認する形が扱いやすくなります。

掲示は写真に撮って記録に残しておくと、実地指導で示せます。

介護の運営規程を職員が使える形にする

介護の運営規程は、作って備え付けるだけでは現場に届きません。規程に書いてあることが実際の業務の判断に使われている事業所とそうでない事業所では、実地指導での説明の厚みが変わります。

新しく入った職員に読んでもらう

運営規程は、採用時に一度読んでもらう形が扱いやすくなります。自分の事業所の営業時間、サービスの内容、実施地域を知らないまま働き始めると、利用者からの質問に答えられません。

全文でなくても、第1条から第7条までを読むだけで、事業所の輪郭がつかめます。そのうえで、読んでもらった記録を研修記録に残しておくと、教育の実施を示す材料にもなります。

現場の判断に使えるようにする

運営規程は、迷ったときに開く文書として置いておくと使われます。地域外の送迎を頼まれた、営業時間外の利用を相談された、といった場面で、規程を見れば判断がつきます。

そのため、事務室の手の届く場所に置き、目次を付けておくと開きやすくなります。規程を見ても判断がつかない場面が続くようであれば、その部分を書き足す機会になります。

掲示は概要で足りる

運営規程の掲示は、全文でなく概要で構いません。利用者が知りたいのは、営業時間、サービスの内容、利用料、苦情の窓口の4つが中心です。この部分を1枚にまとめ、玄関や相談室に貼っている事業所が多くあります。

掲示した内容と規程がずれていないかは、年に1度確認する形にしておくと安心です。

介護の運営規程と他の規程との関係

介護の運営規程のほかにも、事業所が備える文書がいくつかあります。それぞれ役割が違うため、どれに何を書くかを整理しておくと、重複や抜けが減ります。

右側を運営規程に書き込むと、規程が長くなり、改正のたびに手間が増えます。そのため、規程には「別に定める」と書き、詳細は別文書に置く形が扱いやすくなります。

指針は規程から参照する

運営規程の中で、各種の指針を参照する形にしておくと関係が整理されます。「身体拘束の適正化については、別に定める指針による」と1行書いておけば、規程と指針のつながりが読み取れます。

指針を改正しても、規程を直す必要がありません。そのうえで、参照する文書の名称は、実際のファイル名と合わせておくと探しやすくなります。

就業規則との重複を避ける

運営規程に職員の労働条件を書き込んでいる事業所があります。給与や休暇は就業規則の領域なので、規程に重ねて書くと、変更のときに2か所を直すことになります。片方だけ直すと食い違いが残ります。

そのため、規程には職種と員数、職務の内容までを書き、労働条件は就業規則に任せる形が整理されています。

介護の運営規程で実地指導に見られるところ

介護の運営規程は、実地指導で最初に確認される書類の1つです。見られるのは、事項の抜けと、実態との一致の2つです。

帯が短くなるほど、その後の対応に時間がかかります。事項の抜けは書き足せば済みますが、実態とのずれは運営を変えるか規程を変えるかの判断が要ります。

抜けやすい事項

運営規程で抜けやすいのは、後から求められるようになった事項です。虐待の防止のための措置、業務継続計画、感染症対策といった項目は、基準の改正で追加されたものです。

そのため、古い規程を使い続けていると、この部分だけが抜けます。基準の改正があった年は、規程の見直しを予定に入れておくと抜けません。

年に1度の読み合わせ

運営規程は、年に1度読み合わせる形が扱いやすくなります。管理者と、実際に現場を回している職員が一緒に読み、違うところを挙げていきます。営業時間や職種の欄は、現場のほうが実態を把握しています。

読み合わせた日と、直した箇所を記録に残しておくと、取組の経過が示せます。

様式は運営規程テンプレートからダウンロードできます。重要事項説明書は重要事項説明書にまとめています。

よくある質問

運営規程を変更したら、必ず届出が必要ですか。

事項によって分かれます。事業所の名称や所在地、サービスの内容、利用料などは変更届の対象になることが多く、職員の員数のように対象外とされる事項もあります。指定権者によって扱いが違うため、変更の前に窓口で確認する形が確実です。

運営規程は掲示が必要ですか。

運営規程の概要を、事業所の見やすい場所に掲示することが求められています。全文ではなく概要で構いませんが、利用料や営業時間など、利用者が知りたい事項は含めておくと親切です。ファイルに綴じて閲覧できる形にしている事業所もあります。

複数のサービスを行っている場合、運営規程は1つでよいですか。

サービスの種類ごとに定めるのが原則です。通所介護と訪問介護では、定める事項も内容も違うためです。1つの文書にまとめる場合も、サービスごとに章を分けて、それぞれの事項が読み取れる形にしておくと確実です。