介護の秘密保持誓約書｜書く内容と退職時の扱い

秘密保持誓約書は、入職の日にまとめて渡す書類の1枚になりがちです。中身を読まずに署名した書類は、実際の場面では思い出されません。帰り道の会話や、交流サイトへの投稿は、悪意なく起こります。

一般には、対象になる情報を示したうえで、禁止する行為を並べます。「秘密を守ります」とだけ書いた文面は、何が秘密かを示していません。

とはいえ、条文のような書き方をすると、現場では読まれません。

ポイントはここです。介護の秘密保持誓約書は、何が秘密にあたるかを具体的に示すことで意味を持ちます。

ここでは、何を約束する書類なのか、書く内容、取る時期、そして退職後の扱いまでを順に整理します。

介護の秘密保持誓約書とは何を約束する書類か

介護の秘密保持誓約書は、業務で知り得た情報を外へ出さないことを約束する書類です。対象になるのは、利用者の情報だけではありません。

記録そのものの持ち出しや撮影も、対象に入れておきます。

運営基準で措置が求められている

介護保険の運営基準では、従業者が正当な理由なく業務上知り得た情報を漏らすことのないよう、必要な措置を講じることが求められています。

この「必要な措置」の1つが、誓約書を取ることになります。そのため、取っていないと基準を満たしていない状態になります。

実地指導では、誓約書があるかどうかが確認される項目です。

取ったことを記録に残す

誓約書そのものを保管していても、全員から取れているかは分かりません。人数が増えるほど、取り忘れが見えなくなります。

取ったことを一覧にしておくと、措置を講じたことが示せます。

個人情報の取り扱いとつながる

秘密保持誓約書は、職員が約束する書類です。一方で、事業所としての個人情報の取り扱いは、別に規程で定めます。

そのうえで、利用者からは個人情報の使用について同意を得ます。この3つがそろって、個人情報の扱いが形になります。

どれか1つだけでは、片手落ちになります。

介護の秘密保持誓約書に書く内容

介護の秘密保持誓約書には、対象を示してから禁止する行為を並べます。順序が逆だと、何について禁止されているのかが伝わりません。

退職後の扱いまで書いておくのが、この書類の要になります。

右の列は、実務でつまずきやすい点です。そのうえで、具体例を添えておくと、現場での判断がそろいます。

対象になる情報に具体例を添える

「業務上知り得た情報」とだけ書くと、範囲が伝わりません。どこまでが対象なのかを、具体例で示します。

利用者の氏名、住所、病歴、家族の事情、経済の状況。そのうえで、職員の個人的な事情や、事業所の運営に関することも含めます。

具体例が3つか4つあると、それに近いものは対象だと判断できます。

撮影と投稿を具体的に書く

私物のスマートフォンで記録を撮影する場面があります。申し送りのために撮った、家で確認するために撮った。

悪意はなくても、端末が紛失すれば情報が外に出ます。そのため、撮影そのものを禁止する形で書いておきます。

投稿についても同じです。匿名であっても、内容から特定される場合があります。

場所も含めて書く

情報を漏らすつもりがなくても、話す場所によっては聞かれます。更衣室、休憩室、送迎の車内、飲食店。

話す場所も含めて書くと、日常の行動に落ちます。

家族に業務の話をする場面も、対象に入ります。そのうえで、家族なら構わないという理解が生まれないようにします。

書いておくと、話しかけられたときに断る根拠になります。

介護の秘密保持誓約書をいつ取るか

介護の秘密保持誓約書は、情報に触れる前に取ります。働き始めてから取ると、その間の扱いが決まっていない状態になります。

上の2つが、情報に触れる前の時点です。一方で、下の2つは在職中と退職の場面になります。

情報に触れる前に取る

入職の手続きの中で、他の書類と一緒に取る形が一般的です。その日のうちに現場へ入る場合は、朝のうちに済ませます。

そのうえで、内容を説明する時間を取ります。署名だけを集める形にすると、書類としての意味が薄くなります。

10分程度でも、説明があるかどうかで受け止め方が変わります。

実習生やボランティアからも取る

職員だけでなく、事業所に入る人からは同じように取ります。実習生、ボランティア、清掃や給食の委託先の従業者。

これらの人も、利用者の情報に触れます。そのため、対象から外れる理由がありません。

実習生については、学校との協定に含まれている場合もあります。そのうえで、事業所として独自に取る形が確実です。

短期の受け入れでも、同じ扱いにします。1日だけの見学であっても、見聞きした情報は残ります。

退職時にもう一度取る

退職の手続きの中で、もう一度確認します。在職中に取ったものとは別に、退職後の扱いを確認する書面です。

そのうえで、貸与した物の返却も同じ場面で確認します。記録、鍵、端末、制服。返却の一覧があると抜けません。

退職の日は慌ただしくなるため、手続きに組み込んでおきます。

介護の秘密保持誓約書を取るときの進め方

秘密保持誓約書は、取り方によって意味が変わります。説明と控えの2つがあると、形だけの署名になりません。

4つのうち、抜けやすいのは3つ目と4つ目です。署名を受けたところで終わりにすると、後から確認できません。

起こりやすい場面を話す

条文を読み上げるより、実際に起こる場面を挙げるほうが伝わります。家族に今日の出来事を話す、写真を撮る、交流サイトに書く。

そのうえで、なぜそれが問題になるのかを伝えます。理由が分かると、書いていない場面でも判断できます。

過去に他所であった事例を紹介する形もあります。

控えを本人に渡す

署名した誓約書の写しを、本人に渡します。手元にあれば、迷ったときに読み返せます。

そのうえで、渡したことを記録に残しておきます。渡していないと、後から「見たことがない」という話になります。

退職後も効力が続く書類なので、特に渡しておきます。

受け取りを一覧にする

誰からいつ取ったかを、一覧にしておきます。氏名、取得日、様式の版数。この3つがあれば足ります。

一覧があると、取り忘れがその場で分かります。

そのうえで、内容を変えたときに誰から取り直すかも判断できます。古い版の人だけを抜き出せる形になります。

一覧は、人事の記録と同じ場所に置いておくと更新が続きます。

介護の秘密保持と退職後の扱い

秘密保持の義務は、退職したら終わるものではありません。在職中に知り得た情報は、退職後も外へ出せません。

左は、これから働くうえでの約束です。一方で右は、離れた後の扱いになります。

義務が続く期間を書く

退職後、いつまで義務が続くのかを書いておきます。期間を定めない形もありますし、年数を区切る形もあります。

介護の情報は、時間が経っても本人にとって知られたくないものです。そのため、期間を長めに置く事業所が多くなっています。

書いていないと、退職後の扱いが曖昧になります。

貸与した物の返却と一緒に進める

退職の日に、記録の写しや端末が手元に残っていることがあります。本人に悪意がなくても、持ったまま離れる形になります。

返却の一覧を作っておくと、退職の日に抜けが出ません。

紙の記録、電子データ、端末、鍵、制服、名札。そのうえで、私物の端末に保存されているデータの削除も確認します。

確認した内容に署名をもらう形にすると、記録として残ります。

退職後に持ち出しが分かった場合

退職した後で、記録が持ち出されていたと分かることがあります。このときの対応を、あらかじめ決めておきます。

まず本人に連絡して返却を求めます。そのうえで、情報が外に出た形跡があれば、利用者への説明も考えます。

誓約書があると、返却を求める根拠になります。

介護の秘密保持と個人情報の取り扱い

秘密保持誓約書は、個人情報に関わる文書の1つです。他の文書と役割が分かれています。

上の2つが、事業所の内側を固める部分です。一方で、3つ目と4つ目は利用者との関係になります。

職員の側と事業所の側を分ける

誓約書は、職員が守ることを約束する書類です。規程は、事業所としてどう扱うかを定めた文書になります。

2つを混ぜると、どちらの話なのかが分かりにくくなります。そのため、別の文書として持ちます。

そのうえで、内容が食い違わないように、同じ言葉で書いておきます。

利用者からの同意と対にする

利用者の情報を、居宅介護支援事業所や医療機関と共有する場面があります。この共有には、本人や家族の同意が必要になります。

同意書には、共有する相手と目的を書きます。そのうえで、いつでも撤回できることも伝えます。

職員の誓約書と利用者の同意書は、対になる関係です。

研修で内容を伝える

誓約書を取っただけでは、内容が身につきません。年に1回は、具体的な場面を扱う研修を行います。

その年に起きたことがあれば、事例として扱います。そのうえで、他所で起きた事例も材料になります。

研修の内容は、記録に残します。

新しく入った職員だけでなく、長く働いている職員にも効きます。慣れてくると、判断が緩くなる場面があるためです。

介護の秘密保持でつまずきやすいところ

秘密保持で実際に問題になるのは、限られた場面です。起きやすい形を知っておくと、手の打ちどころが決まります。

3つとも、悪意があって起きるものではありません。そのため、禁止するだけでは減りません。

撮影の代わりの手段を用意する

記録を撮影する背景には、確認したいという理由があります。申し送りの内容を覚えきれない、家で予習したい。

代わりの手段を用意すると、禁止だけより効きます。

交流サイトの扱いを具体的に伝える

「仕事のことは書かない」だけでは、線引きが分かりません。利用者名を出さなければよいと考える人もいます。

事業所名や、地域が分かる書き方も避けるよう伝えます。そのうえで、勤務先が分かる状態での発信そのものに注意が要ります。

写真の背景に記録が写り込む場面もあります。

外での会話の場面を挙げる

送迎の車内、休憩室、更衣室、飲食店、電車。それぞれの場面で、誰が聞いている可能性があるかを考えます。

利用者の家族が近くにいることもあります。そのうえで、地域が狭いほど、知り合いに聞かれる可能性が高くなります。

具体的な場所を挙げると、日常の行動に落ちます。

取っただけで終わらせない

誓約書を取ったことで、対策が済んだと考えてしまう場面があります。実際には、そこが出発点になります。

研修で内容を確認し、起きた場面を共有し、必要なら文面を見直す。そのうえで、新しい技術が入れば対象も変わります。

年に1回の見直しを予定に入れておくと、古くなりません。

介護の秘密保持誓約書を続く形にする

秘密保持誓約書は、入職から退職までの流れの中で使われます。それぞれの段で何をするかを決めておくと、措置として動きます。

5つのうち、3つ目と4つ目が抜けやすい部分です。取って終わりにすると、内容が古くなったまま残ります。

一覧を人事の記録と対にする

誓約書の受け取り一覧を、人事の記録と同じ場所に置きます。入職と退職のたびに、両方を更新する形になります。

そのうえで、実習生やボランティアの分は別の欄にします。職員とは受け入れの経路が違うためです。

年に1回、在籍している人と一覧を突き合わせます。

年に1回内容を見直す

文面は、一度作ると何年もそのままになります。新しい技術や、起きた事例を反映していない状態になります。

個人情報の規程を見直すときに、一緒に確認します。そのうえで、変えた場合は在職者から取り直すかを決めます。

変えた箇所を一覧にしておくと、説明のときに使えます。

保管は人ごとにまとめる

誓約書は、人ごとにまとめて保管します。雇用契約書や履歴書と同じファイルに入れる形が扱いやすくなります。

そのうえで、在職者と退職者を分けます。退職後も効力が続くため、一定期間は残します。

保管の場所は、鍵のかかる場所にします。

様式は秘密保持誓約書テンプレートからダウンロードできます。利用者からの同意は個人情報使用同意書、研修の記録は研修記録にまとめています。

よくある質問

秘密保持誓約書は法令で決まっていますか。

運営基準で、従業者に業務上知り得た秘密を漏らさないよう必要な措置を講じることが求められています。誓約書という様式が定められているわけではありませんが、措置の1つとして取っている事業所が多くあります。取ったことを記録に残しておくと、措置を講じたことが示せます。

退職するときにも取るのですか。

入職時と退職時の両方で取る形が広く使われています。入職時は在職中の取り扱いについて、退職時は退職後の取り扱いについて確認する内容になります。退職後も守秘の義務が続くことを、書面で確認する意味があります。

実習生やボランティアからも取りますか。

利用者の情報に触れる立場であれば、取る形が扱いやすくなります。雇用契約の有無にかかわらず、知り得た情報を漏らさないことを確認します。受け入れの手続きの中に組み込んでおくと、忘れません。