介護の年次有給休暇管理簿｜基準日とシフト

介護の現場では、シフト表に休みの記号が並びます。公休も有給も同じ「休」で書かれていると、何日取得したかが数えられません。年5日の取得義務があるのに、達しているかどうかが分からない状態になります。

一般には、記号を分けて、月末に管理簿へ転記します。記号を分けるだけで、数えられる形になります。

とはいえ、記号の意味が人によって違うと、後から読めない表になります。

ポイントはここです。介護の年次有給休暇管理簿は、公休と区別できる形にしておくことで日数が数えられます。

ここでは、書く項目、基準日の置き方、年5日の進め方、そして回す形にするところまでを順に整理します。

介護の年次有給休暇管理簿に書く3つの項目

介護の年次有給休暇管理簿は、労働基準法にもとづいて作成と保存が求められる帳簿です。書く項目は、法令で3つに定められています。

基準日は年に1回決まるため、年度の初めに書き入れれば足ります。

時季は取得した日を並べる

時季の欄には、実際に取得した日を書きます。5月12日、6月3日、といった形で並べる形が一般的です。

そのうえで、半日単位で取得した場合は、その旨も書きます。「6月3日（半日）」という形にしておくと、日数の計算が合います。

日付が並んでいると、取得が偏っている時期も見えます。

年度の後半に集中している場合は、期限が迫って取っている形です。そのうえで、その時期に人手が足りなくなる原因にもなります。

前半にも取得できる形にすると、シフトが組みやすくなります。

残日数まで見える形にする

法令で求められているのは3項目ですが、残日数の欄を足しておくと使いやすくなります。本人から聞かれたときに、その場で答えられます。

残日数まで見える形にしておくと、本人からの問い合わせに手元で答えられます。

そのうえで、繰り越した分と今年度に付与した分を分けて書きます。どちらから消化するかで、期限が変わるためです。

基準日は付与した日を書く

基準日は、有給休暇を付与した日です。入社日から6か月経過した日が、最初の基準日になります。

その後は、1年ごとに基準日が来ます。そのうえで、基準日ごとに付与日数が変わります。

管理簿には、その年度の基準日と付与日数を書いておきます。

介護の年次有給休暇管理簿の基準日をどう置くか

介護の年次有給休暇管理簿で使う基準日の置き方には、2つの形があります。どちらを選ぶかで、管理の重さが変わります。

そろえる場合、後ろにずらすと付与が遅れる形になるため、前倒しにします。

そろえる日を就業規則に書く

基準日をそろえる場合は、就業規則にその旨を書きます。4月1日にそろえる、10月1日にそろえる、といった形です。

そのうえで、入社の時期による扱いも書いておきます。年度の途中で入った人をどうするかが決まります。

書いていないと、原則どおりの扱いになります。

入社1年目は前倒しになる

基準日をそろえると、入社1年目は前倒しの付与になります。本来の基準日より早く付与する形です。

たとえば10月入社の人は、本来なら翌年4月が最初の基準日です。そろえる日が4月1日なら、その日に付与することになります。

前倒しの分だけ、事業所の負担は増えます。

期限が散らばると管理が重くなる

入社日ごとの基準日にすると、期限が年間に散らばります。毎月のように、誰かの期限が来る状態になります。

そのうえで、年5日の取得を確認する時期も人ごとに変わります。確認の作業が、毎月発生することになります。

人数が10人を超えるあたりから、この負担が重くなってきます。

一方で、そろえる形にすると、確認が年に1回で済みます。そのため、人数が多い事業所ではそろえる形が選ばれます。

どちらを選ぶかは、人数と管理の体制で決めます。

介護で年5日の取得をどう進めるか

年10日以上の有給休暇が付与される職員には、年5日の取得が義務づけられています。期限が迫ってから慌てると、シフトが組めなくなります。

2つ目の「シフト作成」が要になります。そのうえで、半年の時点で確認しておくと、残りの半年で調整できます。

シフト作成の前に希望を聞く

シフトを組んでから有給の希望を受けると、組み直しになります。先に希望を聞いておくと、その日を空けた形で組めます。

シフトの前に希望を聞くと、人の手配が間に合います。

半年の時点で残りを見る

基準日から半年経った時点で、取得の状況を確認します。まだ1日も取っていない職員がいれば、残りの半年で5日を確保する必要があります。

そのうえで、その職員と話す機会を作ります。取れない理由が業務の都合なら、事業所として調整します。

半年で見ておくと、余裕をもって進められます。

時季指定は希望を聴いてから行う

年5日に届かない見込みのときは、会社が時季を指定できます。このとき、本人の希望を聴くことが求められています。

一方的に日を決めると、本人の予定と合わないことがあります。そのうえで、指定した内容は記録に残します。

聴いたうえで指定する形にすると、受け入れられやすくなります。

介護で公休と有給をどう区別するか

シフト制の職場では、公休と有給が同じ「休み」に見えます。記号を分けておかないと、取得日数が数えられません。

出勤簿にも区別を入れておくと、突き合わせができます。

記号を分けて凡例を置く

公休は「公」、有給は「有」、欠勤は「欠」。このように記号を分けておきます。

そのうえで、凡例をシフト表の欄外に印刷します。記号の意味を覚えている前提にすると、新しい職員が書けません。

半日の有給は「有／」といった形で、区別できる記号を決めておきます。

出勤簿にも区別を入れる

シフト表だけでなく、出勤簿にも区別を入れます。2つが一致しているかを確認できる形になります。

そのうえで、シフト表は予定、出勤簿は実績です。当日に変更があった場合は、出勤簿のほうが正しくなります。

管理簿へは、出勤簿から転記する形が確実です。

月末に管理簿へ転記する

月末に出勤簿を締めるとき、有給の日数を管理簿へ転記します。給与計算の流れの中で行うと、忘れにくくなります。

そのうえで、残日数も同時に更新します。月ごとに更新していると、年度末の確認が軽くなります。

まとめて年に1回転記する形だと、抜けが出やすくなります。

介護の短時間勤務の職員の付与日数

週の所定労働日数が少ない職員には、比例付与という仕組みがあります。働く日数に応じて、付与日数が変わります。

週4日以下でも、週の所定労働時間が30時間以上であれば通常の付与になります。そのうえで、勤続年数が増えると付与日数も増えます。

所定労働日数を契約書で確認する

比例付与の日数は、週の所定労働日数で決まります。実際に何日出勤したかではありません。

そのため、雇用契約書に週の所定労働日数が書かれている必要があります。書かれていないと、付与日数が計算できません。

「シフトによる」とだけ書かれている契約書があります。

10日に届かない年も管理簿は作る

年5日の取得義務は、10日以上付与される職員が対象です。届かない職員には、義務がかかりません。

一方で、管理簿そのものは作っておくと管理が楽になります。勤続が伸びて10日に達したときに、そのまま続けられます。

付与日数を書いておくと、対象かどうかがその場で分かります。

シフトが変わったら日数を見直す

週3日だった職員が週5日に変わることがあります。このとき、次の基準日から付与日数が変わります。

そのうえで、雇用契約書も変更します。契約が古いままだと、根拠が示せません。

シフトの変更と契約の変更を、同じタイミングで進めます。

介護の年次有給休暇管理簿でつまずきやすいところ

介護の年次有給休暇管理簿でつまずく原因は、その前段の情報が整っていないことにあります。所定労働日数や入社日が曖昧だと、計算そのものができません。

上の2つは、労働者名簿や雇用契約書で解決します。そのうえで、下の3つは運用の決めごとになります。

契約書に週の所定労働日数を書く

雇用契約書に「週3日」と書いてあれば、付与日数がその場で出ます。「シフトによる」だと、計算の根拠がありません。

契約書に書いておくと、付与日数がその場で出ます。

繰り越した日数を分けて書く

有給休暇は、2年で時効になります。そのため、繰り越した分と今年度の分を分けて管理します。

古い分から消化する形にすると、時効で消える日数が減ります。そのうえで、管理簿にも分けて書いておきます。

合計だけだと、どちらから減ったかが分かりません。

半日と時間単位の扱いを決める

半日単位の取得を認めるか、時間単位を認めるか。これは事業所ごとに決める事項です。

時間単位の取得には、労使協定が必要になります。そのうえで、年5日の取得にどう算入するかも決まりがあります。

就業規則に書いておかないと、運用が人によって変わります。

退職する人の残日数を先に確認する

退職の申し出があった時点で、残日数を確認します。退職前にまとめて取得したいという希望が出ることがあります。

そのうえで、引き継ぎの期間との調整が必要になります。直前に分かると、シフトが組めなくなります。

残日数が管理簿で見える形になっていると、早く判断できます。

介護の年次有給休暇管理簿の保存期間

介護の年次有給休暇管理簿の保存期間は、労働基準法にもとづいて定められています。起算日が帳簿ごとに違う点に注意が要ります。

年数は同じでも、いつから数えるかが違います。そのため、まとめて処分すると早く消えるものが出ます。

年度ごとにファイルを分ける

年度ごとにファイルを分けておくと、処分の判断がつきます。そのうえで、年度と保存の期限をファイルに書いておきます。

年に1回、期限が過ぎたものを処分する日を決めておきます。個人情報を含むため、処分の方法も決めておきます。

在職者と退職者を分けておくと、扱いが整理できます。

賃金台帳と一体で作ってもよい

年次有給休暇管理簿は、賃金台帳と一体で作ることも認められています。必要な項目が入っていれば、様式は問われません。

一体にすると、作る書類が1つ減ります。そのうえで、給与計算のときに同時に更新できます。

分けて持つ場合は、両方を更新する手順を決めておきます。

電子で持つときは取り出せる形にする

管理簿を電子で持つ場合、必要なときに出せる形にしておきます。労働基準監督署の調査で求められることがあります。

そのうえで、人ごとに絞り込める形にしておきます。全員分を印刷すると、必要な部分が埋もれます。

アクセスできる人も決めておきます。

介護の年次有給休暇管理簿を回す形にする

介護の年次有給休暇管理簿は、シフトの作成と締めの流れに組み込むと続きます。別の作業として持つと、後回しになります。

すでにある作業に乗せる形にすると、負担が増えません。そのうえで、担当と時期を決めておきます。

残日数を職員に見せる

残日数が分からないと、職員は計画的に取得できません。給与明細に印字する、月に1回一覧を配る、といった方法があります。

そのうえで、期限が近い分についても伝えます。時効で消える日数があると、後から不満につながります。

見えていると、本人から希望が出るようになります。

期限が近い職員の一覧を作る

基準日から半年が過ぎた時点で、取得が進んでいない職員を洗い出します。一覧にしておくと、シフトを組むときに優先して入れられます。

そのうえで、なぜ取れていないのかも確認します。業務が回らない、他の職員に気兼ねする、といった理由があります。

理由が分かると、事業所として手を打てます。

担当を決めて手順を書く

誰がいつ管理簿を更新するのかを決めます。月末の締めの担当が兼ねる形が一般的です。

そのうえで、手順を1枚にまとめておきます。基準日の考え方、記号の意味、転記の方法。

担当が代わっても、同じ形で続けられます。

様式は年次有給休暇管理簿テンプレートからダウンロードできます。あわせて使う出勤簿、職員シフト表にまとめています。

よくある質問

シフト勤務でも年5日は必要ですか。

年10日以上の年次有給休暇が付与される職員が対象になります。勤務の形にかかわらず、付与日数で判断します。シフトを組む段階で有給の日を入れておくと、期限の直前に慌てません。

短時間のパート職員にも付与しますか。

6か月の継続勤務と8割以上の出勤という要件を満たせば発生します。週の所定労働日数が少ない場合は、日数を減らして付与する比例付与という仕組みがあります。付与日数が10日に届かない年は年5日の義務の対象から外れますが、管理簿は作ります。

公休と有給の区別はどう付けますか。

シフト表と管理簿の両方で区別できる形にしておきます。介護では公休が多いため、記号を分けておかないと有給を取ったことが記録に残りません。記号の凡例をシフト表に印刷しておく形が扱いやすくなります。