家族への事故報告文の書き方｜伝える順序と言葉

事故が起きたときの家族への報告は、書き方で受け取られ方が大きく変わります。謝罪の言葉を並べても、何が起きたのかが分からなければ不安は消えません。逆に、事実だけを淡々と並べても、冷たく感じられます。

一般には、現在の状態を先に伝え、そのうえで事実と対応を書きます。分からないことを分からないと書くほうが、後で食い違いません。

とはいえ、事故の直後は事業所の側も混乱しています。だからこそ、書く順序を決めておきます。

ポイントはここです。家族への事故報告文は、分かっている事実を先に伝えることでこじれにくくなります。

ここでは、何を伝える文書なのか、書く順序、出す時期、そして再発の防止につなげるところまでを順に整理します。

家族への事故報告文とは何を伝える文書か

家族への事故報告文は、起きたことと対応を家族に伝える文書です。市町村へ提出する報告書とは、別に作ります。

事実と対応が、家族がいちばん知りたい部分です。

再発の防止も大事ですが、まず状態を知りたいという気持ちがあります。

市町村への報告書とは別に作る

市町村への報告書は、制度上の届出です。決められた様式に、決められた項目を書きます。

一方で、家族への報告文は説明のための文書です。読む相手が違うため、言葉も構成も変わります。

同じ事実をもとにしながら、目的が違う文書として作ります。

記録として残る形にする

口頭での説明だけだと、後から言った言わないの話になります。文書にしておくと、伝えた内容が残ります。

そのうえで、家族の側も後から読み返せます。説明を聞いた直後は、内容が頭に入らないことがあります。

事業所にも控えを残しておきます。

複数の家族がいる場合、来られなかった方にも同じ内容が伝わります。そのうえで、家族の間で情報が食い違いません。

説明を受けた人が別の家族に伝える形だと、内容が変わることがあります。

施設の姿勢が伝わる文書になる

報告文の書き方には、その事業所の姿勢が出ます。隠そうとしているのか、正面から説明しているのか。

そのうえで、書き方が誠実であれば、信頼につながります。事故そのものより、その後の対応で関係が決まることがあります。

短くても、必要なことが書かれていれば伝わります。

家族への事故報告文に書く順序

家族への事故報告文は、家族がいちばん知りたいことから書きます。経緯を最初から説明すると、状態が分かるまで読み進めることになります。

この順に並べると、上から読んで安心できます。そのうえで、詳しい経緯は後ろで説明する形になります。

右の列は、書くときの目安です。そのうえで、時刻は分まで書いておくと経緯が伝わります。

現在の状態を最初に書く

家族が最初に知りたいのは、いまどうなっているかです。経緯を先に書くと、そこにたどり着くまで不安が続きます。

「現在は落ち着いており、食事も通常どおり取れています」。そのうえで、受診の結果も書きます。

骨折はなかった、経過を見ることになった。

事実を時刻順に書く

何時に何が起きたか、何時に誰が発見したか。時刻を添えて、順に書きます。

時刻順に書いておくと、発見から受診までの経緯がそのまま読み取れます。

発見が遅れた場合も、そのまま書きます。時刻を書かないと、隠しているように読まれます。

推測を事実のように書かない

見ていない部分について、推測で書かないようにします。「立ち上がろうとして転倒したものと思われます」。

見ていないなら、そう書きます。「発見時、床に座っている状態でした」という書き方になります。

後から違っていた場合、信頼を失います。

家族への事故報告文を出す時期

報告は、段階を追って行います。文書を作ってから連絡する形だと、第一報が遅れます。

最初の電話がいちばん早く、原因の説明がいちばん後になります。そのうえで、それぞれの時点で分かっていることを伝えます。

第一報は発見の直後に入れる

事故を発見した時点で、家族に電話を入れます。状態がはっきりしていなくても、起きたことを伝えます。

「いま受診の手配をしています。分かり次第また連絡します」。そのうえで、次に連絡する時期も伝えます。

後回しにすると、隠していたと受け取られます。

報告文は数日のうちに出す

第一報の電話から日が空きすぎると、対応が遅いと感じられます。数日のうちに、文書の形で出します。

そのうえで、その時点で分かっていることを書きます。原因の調査が終わっていなければ、その旨を書きます。

完全に分かってから出そうとすると、時間がかかります。

説明の場を設ける

文書を渡すだけでなく、説明の場を持ちます。家族から質問を受ける機会になります。

そのうえで、来所が難しい場合は電話で説明します。文書を先に送っておくと、読んだうえで話せます。

説明した日と内容は、記録に残します。

家族への事故報告文で選ぶ言葉

家族への事故報告文で使う言葉によって、受け取られ方が変わります。事実を書きながら、責任の話は文書の外に置きます。

左は、事実と対応を伝える表現です。一方で右は、読む側の受け取り方を悪くします。

本人のせいにする書き方をしない

「本人が勝手に立ち上がったため」という書き方があります。事実としてそうだったとしても、書き方として適切ではありません。

見守りの体制や、環境の側にも要因があります。そのうえで、本人の行動を責める形になると、家族の受け取り方が変わります。

「立ち上がられた際に」といった書き方にとどめます。

責任の所在を文書で断定しない

「当施設の責任ではありません」と書くと、対立の構図になります。逆に、事実が分からない段階で全面的に認める書き方も避けます。

責任の話は文書の外に置き、事実と対応を書きます。

専門用語を言い換える

「バイタルに異常なし」「ADLの低下」。職員には通じても、家族には伝わらない言葉があります。

体温や血圧に変わりはありませんでした、という書き方にします。そのうえで、部位の名前も分かりやすくします。

「大腿骨」より「太ももの骨」のほうが伝わります。

医療機関から受けた説明を伝えるときも、言葉を確かめます。医師の言葉をそのまま書くと、意味が分からないことがあります。

そのうえで、分からない部分は医療機関に確認してから書きます。

家族への事故報告文と市町村への報告書の違い

2つの報告は、目的も読む相手も違います。事実の部分だけが共通になります。

共通するのは事実の部分だけで、それ以外は目的に合わせて書き分けます。

事実の部分は同じ内容にする

発生の日時、場所、起きたこと。この部分は、2つの文書で同じ内容にします。

食い違っていると、後から問題になります。そのうえで、社内の事故報告書とも一致させます。

3つの文書のもとになる事実を、1つの記録から取る形にします。

社内の事故報告書を先に作り、そこから2つを起こす形が確実です。そのうえで、それぞれの目的に合わせて書き方を変えます。

もとが1つだと、修正があったときも直す場所が分かります。

市町村への報告の基準を確認する

どういう事故を市町村へ報告するかは、自治体が基準を示しています。死亡、骨折、受診を要する場合など。

そのため、指定を受けている自治体の基準を確認します。そのうえで、基準を事業所内で共有しておきます。

判断に迷う場合は、市町村に確認するほうが確実です。

提出の期限を押さえる

市町村への報告には、期限が定められていることがあります。第一報を速やかに、詳細は後日という形もあります。

そのうえで、様式も自治体によって違います。事前に様式を用意しておくと、その場で書けます。

期限と様式を1枚にまとめて、手順書に添えておきます。

家族への事故報告文でつまずきやすいところ

家族への事故報告文をどの事故について出すかで、判断が分かれます。基準を決めておくと、担当者によってぶれません。

4つを順に見ると、判断がつきます。そのうえで、迷った場合は出す側に倒します。

小さな事故も第一報は入れる

軽い打撲やあざは、報告文まで出さない場合があります。一方で、第一報の電話は入れておきます。

家族が面会に来たときに、あざを見つけることがあります。そのうえで、何も聞いていないと不信につながります。

小さな事故ほど、伝えておくことで信頼が保てます。

伝えるときは、大げさにしないことも大事な部分です。「小さなあざがありましたのでお知らせします」という形で足ります。

そのうえで、経過を見る旨も伝えます。

出す基準を決めておく

報告文を出すかどうかを、その場で判断すると人によって変わります。基準を決めて、手順書に書いておきます。

基準を決めておくと、担当者の判断でぶれません。

受診したもの、処置が必要だったもの、家族から質問があったもの。そのうえで、基準に当てはまらなくても出せる形にしておきます。

判断に迷ったときの相談先も決めておきます。

様式を用意しておく

事故が起きてから様式を作ると、時間がかかります。書く項目が決まった様式を、先に用意しておきます。

そのうえで、書き方の例も添えておきます。初めて書く職員でも、形が分かります。

様式があると、書く内容が人によって変わりません。

事故対応の手順書に、様式を綴じておく形が扱いやすくなります。そのうえで、市町村の様式も一緒に置いておきます。

必要な書類が1か所にまとまっていると、慌てずに済みます。

家族への事故報告文を説明の場でどう使うか

家族への事故報告文は、説明の場で使う資料にもなります。同じ紙を見ながら話すと、認識がそろいます。

3つとも、説明の場を整えるための工夫です。そのうえで、記録を残すところまでを1組にします。

同じ紙を見ながら話す

家族に報告文を渡し、事業所側も同じものを手元に置きます。どこの話をしているかが、その場で分かります。

同じ紙を見ながら話すと、認識のずれが起きません。

出席する人を決めておく

説明の場に誰が出るかを、事前に決めておきます。管理者、その日の担当職員、看護職。

そのうえで、家族側の出席者も確認します。後から別の家族に説明し直す形になると、内容が変わります。

人数が多すぎると、家族が圧迫を感じます。

質問をその場で書き取る

家族から出た質問を、その場で書き取ります。答えられないものは、いつまでに回答するかを伝えます。

そのうえで、期限までに連絡します。持ち帰った質問が放置されると、不信につながります。

書き取った内容は、記録に残します。

話した内容を記録に残す

説明の場で話した内容を、記録に残します。日時、出席者、伝えた内容、家族から出た意見。

そのうえで、次に何をするかも書いておきます。後から経緯を確認する場面で使えます。

記録がないと、何を伝えたかが分からなくなります。

家族への事故報告を再発の防止につなげる

家族への事故報告文に書いた再発の防止は、実行してはじめて意味を持ちます。書いただけで終わると、次の事故のときに信頼を失います。

2つ目の実行が、いちばん抜けやすい部分です。そのうえで、最後に家族へ伝えるところまで進めます。

書いたことを実行する

「見守りを強化します」と書いた場合、具体的に何をするかを決めます。訪室の回数を増やす、居室の配置を変える、センサーを置く。

そのうえで、いつから始めるかも決めます。実行した記録を残しておくと、後から確認できます。

抽象的な言葉だけを書くと、実行したかどうかも分かりません。

変えたことを家族に伝える

再発の防止として行ったことを、後日家族に伝えます。報告文を出したきりだと、何も変わっていないように見えます。

「訪室の回数を1時間ごとに増やしました」という形で伝えます。そのうえで、その後の様子も伝えます。

伝えることで、対応していることが分かります。

委員会で傾向を見る

1件ごとの対応だけでなく、傾向を見ます。同じ場所、同じ時間帯、同じ状況で繰り返していないか。

そのうえで、繰り返しているなら仕組みに手を入れます。個別の対応では防げない部分があります。

委員会の議題として、定期的に扱います。

様式は家族への事故報告文テンプレートからダウンロードできます。制度上の届出は市町村への事故報告書、社内の記録は介護事故報告書にまとめています。

よくある質問

家族への報告は電話で済ませてもよいですか。

まず電話で伝えたうえで、文書を出す形が広く使われています。電話は早く伝わりますが、内容が記録に残らず、後から認識がずれます。事実と対応を文書にして渡しておくと、家族の中で共有もされます。

原因が分からないうちに報告してもよいのですか。

分かっている事実を先に伝える形が扱いやすくなります。原因が確定していない部分は、調査中である旨といつまでに伝えるかを書きます。原因が分かるまで連絡しないでいると、伝えるのが遅れたことのほうが問題になります。

市町村への報告書をそのまま家族に渡してよいですか。

目的が違うため、別に作る形が一般的です。市町村への報告書は制度上の届出で、家族への報告文は説明のための文書になります。同じ事実をもとにしながら、家族に向けては経緯と今後の対応を中心に書きます。